Stadgar för Föreningsarkivet Västernorrland

Dessa stadgar, som antagits vid föreningens årsmöte den 11 april 2007, gäller från detta datum. Uppdateringar gjorda vid årsmöten den 8 april 2024 och 8 april 2025.

§ 1 Syfte, verksamhetsområde
Föreningsarkivet Västernorrland utgör en ideell förening av i länet hemmahörande föreningar och organisationer. Arkivföreningens syfte är att bevara arkiv från länets organisations- och föreningsliv samt att väcka och stödja intresset för föreningsvärldens och samhällets historia.

§ 2 Uppgifter/Verksamhet
Föreningsarkivet ska
1) inventera, samla in, förteckna, vårda och tillgängliggöra arkivhandlingar från föreningar och enskilda personer med föreningsanknytning. 2) i samverkan med Mittuniversitetet samt länets arkivinstitutioner utveckla sin profil inom arkivlänet Västernorrland 3) verka för ökad kunskap om föreningslivets betydelse för samhällsutvecklingen och förenings- och folkrörelsearkiven som källa till historien.
Föreningsarkivet kan härutöver mot särskild ersättning utföra uppdrag för föreningar och organisationer som avser faktasammanställningar, produktion av manuskript, utbildningar mm samt konsultationer inom området dokumenthantering.

Arkivföreningens verksamhetsår är kalenderårets.

§ 3 Medlemskap
Medlemskap beviljas av föreningens styrelse efter skriftlig ansökan. Medlemsorganisation/förening erlägger de årsavgifter som fastställs av årsmöte.

§ 4 Årsmöte
Föreningsarkivet Västernorrland sammanträder till årsmöte före april månads utgång. Kallelse till årsmöte utfärdas senast två månader före årsmötet. Årsmöteshandlingar skickas till anmälda ombud senast två veckor före årsmötet. Anslutna medlemmar äger rätt att utse två ombud till årsmötet. Kostnaderna för deras deltagande bestrids av respektive medlem.

Varje ombud, styrelsens ledamöter och revisorerna har yttrande-, förslags- och rösträtt. Styrelsens ledamöter deltar ej vid beslut om ansvarsfrihet.

Vid årsmöte behandlas:
1. Fastställande av röstlängd.
2. Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelser.
3. Revisorernas berättelse.
4. Fastställande av resultat- och balansräkning.
5. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
6. Behandling av inkomna motioner.
7. Styrelsens förslag till verksamhetsplan.
8. Styrelsens övriga förslag till årsmötet.
9. Arvoden och ersättningar till styrelsen och revisorerna.
10.Budget för kommande verksamhetsår.
11.Val av ordförande.
12.Val av två övriga styrelseledamöter för två år och två ersättare för ett år.
13.Anmälan av styrelseledamöter och ersättare utsedda av Regionen och Kommunförbundet i Västernorrlands län.
14.Val av två revisorer jämte två ersättare.
15.Val av valberedning.
16.Vid årsmötet väckta frågor.

Motionsrätt tillkommer alla medlemmar. Motioner skall skriftligen vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall inför årsmötet avge yttrande över motioner.
Beslut fattas med enkel majoritet av de röstande. Vid lika röstetal har mötesordföranden utslagsröst, utom vid val, då lotten avgör. Varje röstande har en röst.

§ 5 Extra föreningsmöte
Extra föreningsmöte inkallas av föreningens styrelse eller när revisorerna så begär. Kallelse till extra föreningsmöte, med föredragningslista jämte övriga handlingarsenast Föreningens räkenskaper löper per kalenderår. Bokslut och övriga handlingar skall vara revisorerna tillhanda senast fem veckor innan årsmöte.

§ 11 Revision
För granskning av Föreningsarkivets räkenskaper väljs vid årsmötet två revisorer och två ersättare. Det åligger revisorerna att avge yttrande över det gångna årets verksamhet och förvaltning samt avge sin berättelse med till- eller avstyrkan rörande ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter.
Revisorerna äger när som helst ta del av bokföring och övriga handlingar som rör verksamheten.

§ 12 Organisation
Verksamheten är organiserad genom en depå i Sundsvall och en depå i Härnösand. Depåerna intar en likvärdig ställning.

§ 13 Personal
För arkivets verksamhet anställs en arkivchef och övrig erforderlig personal.

§ 14 Arkiven
Varje organisation och förening verksam i, eller med anknytning till Västernorrlands län, äger rätt att deponera sina handlingar eller överlämna dem som gåva till Föreningsarkivet. Även i privat ägo befintligt föreningsarkivs material kan deponeras eller överlämnas som gåva. Villkor och former för handlingarnas överlämnande och tillgänglighet bestäms i samband med inlämnandet. Föreningsarkivet äger efter styrelsens beslut ta ut särskild avgift för visst utrymme samt för service och rådgivning.
Vid utebliven betalning i två år anses medlemskapet upphört och arkivhandlingarna tillfaller Föreningsarkivet Västernorrland.

§ 15 Arkivens begagnade
Arkivalierna är tillgängliga för forskning om ägaren inte bestämt annorlunda. Styrelsen utfärdar föreskrifter för arkivens begagnande i de fall deponenten inte har angivit egna önskemål.
Lån utom arkivets lokaler beviljas organisationer eller de personer som deponerat handlingarna i fråga. I första hand sker lånet till institutioner som beviljats inlåningsrätt från Riksarkivet, det gäller även vetenskaplig forskningMedlemmar har rätt att efter skriftlig anmälan utträda ur föreningen. Utträde sker därefter vid nästkommande årsskifte.

§ 16 Utträde
Medlemmar har rätt att efter skriftlig anmälan utträda ur föreningen. Utträde sker därefter vid nästkommande årsskifte

§ 17 Ändring av stadgarna
Ändring av dessa stadgar kan beslutas av årsmöte om minst två tredjedelar av de röstande biträder förslaget eller genom enkel majoritet vid två på varandra följande möten varav minst ett skall vara ett årsmöte. Förslag till stadgeändring kungörs i kallelse till mötet.

§ 18 Upplösning
Föreningsarkivet kan upplösas om tre fjärdedelar av de anslutna organisationernas ombud så beslutar. I händelse av upplösning överlämnas arkiv i första hand till respektive deponent och i andra hand till Riksarkivet i Härnösand