Lämna in material

Vad ska sparas och vad ska gallras?

Vad som är viktigt när man funderar på vad som ska sparas är att allt som är unikt för föreningen, som inte finns någon annanstans, det ska sparas. Det kan alltså inte bara gälla protokoll, verksamhetsberättelser, årsbokslut med mera utan det ska även gälla kallelser till möten, flygblad, fotografier (med uppgift om fotograf, datum, personer, ort). Allt som visar föreningens verksamhet.

Vi tar emot allt material utom verifikationer, med ett undantag. Finns det verifikationer fram till 1950 så tar vi emot dem också, det kan verka ologiskt och det är det också men skulle vi ta emot allt skulle inte våra utrymmen räcka till även om det är ett informationsbortfall.  Den rekommendation vi ger är att om det har hänt något mycket speciellt ett år t ex ett jubileumsår och det syns tydligt i verifikationerna så spara det. Annars ska alla verifikationer gallras efter 7 år.

Hur går det till att lämna in arkivhandlingar?

För arkiv från Medelpad ringer du 076-117 87 60 för att bestämma dag, tid och plats för leverans. Inlämningen sker på Kommunhuset, Norrmalmsgatan 4 i Sundsvall. Om det är svårt att nå oss så kontakta arkivchefen på 076 1196520.

För arkiv från Ångermanland ringer du 076-779 85 75 för att bestämma dag och tid för leverans. Inlämningen sker på Arkivcentrum Nord (Majorsgränd 4) i Härnösand. Om det är svårt att nå oss så kontakta arkivchefen på 076 1196520.

Regler och rutiner vid besök till Sundsvalls kommunhus: För besökare till Föreningsarkivet Västernorrland:

• – Besökaren ombedes ringa eller skicka ett email minst en dag innan ett planerat besök eller vid en leverans. (Detta gäller ej då guidning och informationsträffar då antalet är max 8 per person från samma förening/privat vid besök)
• – Vid guidning med informationsträffar ombedes besökare kontakta oss minst 1 månad innan ett planerat besök. (Max 8 personer från samma förening/privat)
• – Vid ett vanligt forskarbesök ombedes max 2 personer från samma förening per dag.
• – Vid ett vanligt forskarbesök ombedes max 1 person privat per dag.
• – Besökaren rekommenderas att vid ett besök att anmäla sig i receptionen om inget annat anges.
• Besökaren ombedes visa legitimation för ansvarig personal.

”Föreningsarkivet ansvarar för att tryggheten och säkerheten upprätthålles” ”Ansvarig personal för Föreningsarkivet har som prioritet att i första hand upprätta god ordning i medlemmararnas arkivhandlingar” ”Efter bästa förmåga prioriteras i första hand leveranserna”

Egna kommentarer: Efter lite efterforskningar så tar det ungefär att ordna upp en leverans beroende på storlek: från 1 vecka till flera månader.

Besök oss: Måndag – fredag 08-16 (stängningstiderna kan variera) Tfn: 076-1178760 Email: foreningsarkivet@sundsvall.se