Dessa stadgar, som antagits vid föreningens årsmöte den 11 april 2007, gäller från detta datum. Uppdateringar gjorda vid årsmötet den 15 april 2009.
Föreningsarkivet Västernorrland utgör en ideell förening av i länet hemmahörande föreningar och organisationer. Arkivföreningens syfte är att bevara arkiv från länets organisations- och föreningsliv samt att väcka och stödja intresset för föreningsvärldens och samhällets historia.
§ 2 Uppgifter/Verksamhet
Föreningsarkivet skall
1) inventera, samla in, förteckna, vårda och tillgängliggöra arkivhandlingar från föreningar och enskilda personer med föreningsanknytning
2) i samverkan med Mittuniversitetet samt länets arkivinstitutioner utveckla sin profil inom arkivlänet Västernorrland
3) genom bl a kursverksamhet verka för ökad kunskap om föreningslivets betydelse för samhällsutvecklingen och förenings- och folkrörelsearkiven som källa till historien.
Föreningsarkivet kan härutöver mot särskild ersättning utföra uppdrag för föreningar och organisationer som avser faktasammanställningar, produktion av manuskript, utbildningar mm samt konsultationer inom området dokumenthantering.
Arkivföreningens verksamhetsår är kalenderårets.
Medlemskap beviljas av föreningens styrelse efter skriftlig ansökan. Medlemsorganisation/förening erlägger de årsavgifter som fastställs av årsmöte.
Föreningsarkivet Västernorrland sammanträder till årsmöte före april månads utgång. Kallelse till årsmöte utfärdas senast två månader före årsmötet. Årsmöteshandlingar utsändes till anmälda ombud senast två veckor före årsmötet.
Anslutna medlemmar äger rätt utse två ombud till årsmötet. Kostnaderna för deras deltagande bestrids av respektive medlem.
Varje ombud, styrelsens ledamöter och revisorerna har yttrande-, förslags- och rösträtt. Styrelsens ledamöter deltager ej vid beslut om ansvarsfrihet.
Vid årsmöte behandlas:1. Fastställande av röstlängd.
2. Styrelsens verksamhetsberättelse och ekonomiska berättelser.
3. Revisorernas berättelse.
4. Fastställande av resultat- och balansräkning.
5. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
6. Behandling av inkomna motioner.
7. Styrelsens förslag till arbetsplan.
8. Styrelsens övriga förslag till årsmötet.
9. Arvoden och ersättningar till styrelsen och revisorerna.
10. Budget för kommande verksamhetsår.
11. Val av ordförande.
12. Val av två övriga styrelseledamöter för två år och två ersättare för ett år.
13. Anmälan av styrelseledamöter och ersättare utsedda av Landstinget och Kommunförbundet i Västernorrlands län.
14. Val av två revisorer jämte två ersättare.
15. Val av valberedning.
16. Vid årsmötet väckta frågor.Motionsrätt tillkommer alla medlemmar. Motioner skall skriftligen vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Styrelsen skall inför årsmötet avge yttrande över motioner.
Beslut fattas med enkel majoritet av de röstande. Vid lika röstetal har mötesordföranden utslagsröst, utom vid val, då lotten avgör. Varje röstande har en röst.
Extra föreningsmöte inkallas av föreningens styrelse eller när revisorerna så begär. Kallelse till extra föreningsmöte, med föredragningslista jämte övriga handlingar, utsändes senast tre veckor innan detta skall hållas. Vid extra föreningsmöte behandlas endast ärenden, som föranlett dess inkallande.
Årsmötet väljer en valberedning inför nästa årsmöte bestående av tre personer, av vilka en utses till sammankallande.
Föreningens styrelse skall bestå av sju ordinarie ledamöter jämte fyra ersättare. Av dessa utses en ordinarie och en ersättare av vardera Landstinget i Västernorrland och Kommunförbundet Västernorrland. Övriga väljs av årsmötet efter lämplighet och erfarenhet inom olika områden som kan gagna föreningens verksamhet. Mandattiden är för ordföranden ett år, för de övriga fyra ordinarie ledamöterna två år, och för de två ersättarna ett år. Styrelsen är beslutsför när minst fyra ledamöter eller ersättare, bland dem ordförande eller vice ordförande, är närvarande. Styrelsen utser inom sig en vice ordförande. Styrelsen äger utse arbetsutskott om tre ledamöter jämte ersättare. Vid behov adjungeras sakkunniga.
Styrelsen leder föreningen, ansvarar för ekonomi och förvaltning, verkställer av årsmötet fattade beslut, följer upp av årsmötet beslutade övergripande mål för verksamheten, anställer och avskedar personal samt utfärdar instruktioner för dessa.
Styrelsen skall inför årsmöte avge en av styrelsens ledamöter undertecknad verksamhetsberättelse, vari skall ingå bokslut med vinst- och förlusträkning samt in- och utgående balansräkning.
Styrelsen skall inför årsmötet även avge förslag till verksamhetsplan och budget för det kommande verksamhetsåret.
Föreningens firma tecknas dels av styrelsen i sin helhet, dels av ordföranden eller vice ordföranden i förening med arkivchefen.
Föreningens räkenskaper löper per kalenderår. Bokslut och övriga handlingar skall vara revisorerna tillhanda senast den 15 mars.
För granskning av Föreningsarkivets räkenskaper väljs vid årsmötet två revisorer och två ersättare. Det åligger revisorerna att avge yttrande över det gångna årets verksamhet och förvaltning samt avge sin berättelse med till- eller avstyrkan rörande ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter.
Revisorerna äger rätt att när som helst ta del av bokföring och övriga handlingar som rör verksamheten.
Verksamheten är organiserad genom en depå i Sundsvall och en depå i Härnösand. Depåerna intar en likvärdig ställning.
För arkivets verksamhet anställs en arkivchef och övrig erforderlig personal.
Varje organisation och förening verksam i, eller med anknytning till Västernorrlands län, äger rätt att deponera sina handlingar eller överlämna dem som gåva till Föreningsarkivet. Även i privat ägo befintligt föreningsarkivsmaterial kan deponeras eller överlämnas som gåva.
Villkor och former för handlingarnas överlämnande och tillgänglighet bestämmes i samband med inlämnandet. Föreningsarkivet äger efter styrelsens beslut ta ut särskild avgift för visst utrymme samt för service och rådgivning.
Vid utebliven betalning i två år anses medlemskapet upphört och arkivhandlingarna tillfaller Föreningsarkivet Västernorrland.
Arkivalierna är tillgängliga för forskning om ägaren ej bestämt annorlunda. Styrelsen utfärdar föreskrifter för arkivens begagnande i de fall deponenten inte har angivit egna önskemål.
Lån utom arkivets lokaler beviljas organisationer eller de personer som deponerat handlingarna i fråga. I första hand sker lånet till institutioner som beviljats inlåningsrätt från Riksarkivet, det gäller även vetenskaplig forskning.
Medlemmar har rätt att efter skriftlig anmälan utträda ur föreningen. Utträde sker därefter vid nästkommande årsskifte.
Ändring av dessa stadgar kan beslutas av årsmöte om minst två tredjedelar av de röstande biträder förslaget eller genom enkel majoritet vid två på varandra följande möten varav minst ett skall vara ett årsmöte. Förslag till stadgeändring kungörs i kallelse till mötet.
Föreningsarkivet kan upplösas om tre fjärdedelar av de anslutna organisationernas ombud så beslutar. I händelse av upplösning överlämnas arkiv i första hand till respektive deponent och i andra hand till Landsarkivet i Härnösand.
Sundsvall
Arkivchef Katarzyna Forsberg076-1196520
Leveranser och forskarservice076-117 87 60
Härnösand
Leveranser och ForskarserviceTorgny Kemper076-779 85 75
ArkivpedagogHelena Åberg076-119 65 33