ORDNING OCH REDA

Vi översköljs varje dag av information – från medier, myndigheter, företag och organisationer. Även om vi skickar färre brev idag, får vi fortfarande mycket information på papper. Därför är det viktigt att kunna sålla bland alla dokument och göra sig av med det som inte längre behövs – annars tar det snart över vår tid och våra utrymmen.

Att ta hand om sina papper och skapa ett fungerande arkiv är viktigt – oavsett om du är en förening, en myndighet eller en privatperson. Ett välorganiserat arkiv sparar tid, energi och pengar. När du behöver kontrollera något, eller minnas vad som beslutades ett visst år, är det ovärderligt att kunna gå tillbaka i handlingarna.

Vi har nog alla en liten “hamster” i oss – vi sparar gärna på saker. Men det är minst lika viktigt att veta vad som kan slängas med gott samvete som att veta vad som måste sparas. Många dokument har kort livslängd – så varför låta dem ta plats från sådant som faktiskt har värde på lång sikt?

Arkivets värde för framtiden

Många tänker inte på att dokumenten som skapas i en förening kan vara värdefulla för framtida forskning. Föreningslivet har haft – och har fortfarande – stor betydelse för samhällsutvecklingen. Intresset för föreningshistoria ökar hela tiden. Fundera på detta: Vad vill ni att framtiden ska veta om er förening? Hur har er verksamhet påverkat orten ni verkar på?

Ett komplett och välskött föreningsarkiv kan bli en riktig guldgruva, både för forskare på högskolenivå och för lokalhistoriskt intresserade amatörer.

Vad bör sparas?

Här ska vi försöka reda ut vad som bör sparas och vad som kan kastas utan att betydelsefull information går förlorad. Huvudregeln är dock att det material som producerats av föreningen själv, alltid är värt att bevara. Alla föreningar arbetar inte med samma typ av handlingar, men vissa dokument- typer bör alltid sparas:

Protokoll
Den egna föreningens protokoll ska givetvis bevaras, inklusive eventuella bilagor. Bevara i första hand de justerade originalen och använd gärna arkivbeständigt papper.

Verksamhets- och revisionsberättelser
Ska bevaras i original och gärna även ett ”läsexemplar”. Dessa handlingar ger en utmärkt bild av hur verksamheten har bedrivits under året.

Utgående skrivelser
En kopia av utgående skrivelser, rapporter eller cirkulär sparas.

Medlemsförteckningar och matriklar
Viktigt, inte minst av praktiska skäl, men även för de framtida släktforskarna. Inventarieförteckningar, biblioteksjournaler etc. räknas också hit.

Inkomna skrivelser, korrespondens och rapporter
T.ex. rapporter från lokalavdelningar till distriktsorganisationer.

Räkenskaper
Alla typer av räkenskapsböcker som huvud- och dagböcker samt kassa- böcker. Verifikationer kan sparas de år något speciellt har hänt i förening- ens verksamhet som jubileum, egna tävlingsarrangemang eller dylikt. Även verifikationer äldre än 50 år kan sparas.

Man kan även behålla verifikationerna i tioårsintervaller (1960, 1970 osv.). Tänk på att inte förvara viktiga personhandlingar tillsammans med utgallringsbart material. Lönekort och anställningsbevis kan vara viktiga med tanke på försäkrings- och pensionsfrågor. Tänk på sekretessen!

Övrigt
Hit hör historiker, jubileumsskrifter och egen upprättad statistik, men även handlingar rörande fastigheter, personal och annan föreningsdoku- mentation. Fotografier, tidningsurklipp, egenproducerade trycksaker som affischer, vishäften, annonser m.m. går även dessa under denna kategori. Kartor, ritningar, fanor och standar är givetvis även de viktiga att bevara.